Datenschutzerklärung

 

Datenschutzerklärung des TC Oktopus Karlsruhe e.V. gem. Art. 13 DSGVO
 

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Ihre personenbezogenen Daten als Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, Partner oder Mitglied des TC Oktopus Karlsruhe e.V. (kurz: TCO) verarbeitet werden. Sie erklärt, wie der TCO Ihre personenbezogenen Daten nutzt, welche Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergriffen werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. 

Diese Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung (u.a. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung sowie Einholung von Einwilligungen) von personenbezogenen Daten innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als “Onlineangebot” oder “Website”) auf. Die Datenschutzerklärung gilt unabhängig von den verwendeten Domains, Systemen, Plattformen und Geräten (z.B. Desktop oder Mobile) auf denen das Onlineangebot ausgeführt wird. 

Anbieter des Onlineangebotes und die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle ist der Tauchclub Oktopus Karlsruhe e.V. (nachfolgend bezeichnet als “Anbieter”, “wir” oder “uns”). Für die Kontaktmöglichkeiten verweisen wir auf unser Impressum. 

Der Begriff “Nutzer” umfasst alle Kunden und Besucher unseres Onlineangebotes. Die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. “Nutzer” sind geschlechtsneutral zu verstehen. 

 

Einführung 

Der Schutz personenbezogener Daten ist dem TCO ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeitet der TCO Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den weiteren anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit. 

1. Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien sowie Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Der TCO verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich, um mit Ihnen zu kommunizieren, geschäftliche oder mitgliedsrelevante Vorgänge vorzubereiten oder abzuwickeln oder Sie auf Ihren Wunsch über Neuerungen zu informieren. In diesem Zusammenhang fallen eine Vielzahl von Verarbeitungstätigkeiten an, die nachfolgend aufgeführt werden: 

  • Speicherung und Verwaltung der Mitgliederdaten 
  • Einzug von Beiträgen per SEPA-Mandat 
  • Einzug für Sonderleistungen 
  • Versand von Rechnungen (Beiträge, Sonderleistungen) 
  • Versand eines Newsletters, Versand der Taucheinladungen per E-Mail  
  • Betrieb einer Vereins-Webseite mit Kontaktformular  
  • Versand von Mitgliederlisten an Vorstände (verschlüsselt) und Versand von Mitgliederlisten an Funktionäre (verschlüsselt)  
  • Bereitstellung der Kontaktdaten im internen Mitgliederbereich 
  • Teilnahme an vereinsinternen Chats: WhatsApp-Gruppen: Okto-Dive und Okto-Chat 
  • Meldung der Mitglieder-Daten an den Verband Deutscher Sporttaucher e.V. (VDST) und an die Landesverbände 

 

Für die oben genannten Zwecke verarbeitet der TCO personenbezogene Daten, die Sie selbst zur Verfügung gestellt haben oder die im Zusammenhang mit Ihrer Mitgliedschaft bei uns anfallen. Es handelt sich hierbei um folgende Datenkategorien: 

  • Mitgliedsnummer   
  • Personendaten (Vorname, Name)    
  • Adressdaten (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) 
  • Kommunikationsdaten (Telefon/Handy-Nummern, E-Mailadresse) 
  • Geburtsdatum  
  • Geschlecht  
  • Mitgliedsstatus   
  • Eintrittsdatum  
  • Bankverbindung 
  • Tauchtauglichkeitsnachweis 

 

Der TCO verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der nachfolgend aufgeführten Vorschriften: 

  • zum Zwecke der Durchführung von Geschäftsprozessen (Artikel 6 (1) (b) DSGVO), 
  • zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Artikel 6 (1) (c) DSGVO), oder  
  • zur Wahrung berechtigter Interessen vom TCO unter Abwägung der schützenswerten Interessen der Betroffenen (Artikel 6 (1) (f) DSGVO).  
  • Haben Sie im Einzelfall ausdrücklich Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt, ist diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (Artikel 6 (1) (a) DSGVO). 
  • Der TCO verwaltet die Mitgliederdaten gemeinsam mit dem VDST gem. Art. 26 DSGVO. 

 

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (per Kontaktformular oder Email) werden die Angaben des Nutzers zwecks Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall, dass Anschlussfragen entstehen, gespeichert.
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sofern sie ihren Verwendungszweck erfüllt haben und der Löschung keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. 

 2. Übermittlung und Weitergabe der personenbezogenen Daten

Der TCO übermittelt Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des berechtigten Interesses gegebenenfalls an: 

  • andere Dienstleister  
  • sonstige Empfänger, wie z.B. Steuer- und Rechtsberater, Gerichte, Anbieter von Versicherungs- und Vorsorgeleistungen oder Geschäftspartnern, die im Rahmen der Vereinstätigkeit aktiv werden, 
  • IT-Dienstleister  

 

3. Speicherfristen

Nach Beendigung der Mitgliedschaft beim TCO werden die personenbezogenen Daten aus der im passwortgeschützten Bereich veröffentlichten Mitgliederliste gelöscht. Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten in der nicht veröffentlichten Mitgliederliste beträgt drei Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfrist) nach Beendigung der Mitgliedschaft beim TCO. Danach werden die Daten bei uns gelöscht. Der Vereinsaustritt wird zum Stichtag dem VDST bekannt gegeben. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z.B. handels-, steuer- oder rentenrechtliche Aufbewahrungspflichten), die eine längere Speicherung erforderlich machen, bleiben unberührt. 

 

4. Widerruflichkeit erteilter Einwilligungserklärungen

In den Fällen, in denen Sie dem TCO eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, haben Sie das Recht die erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Das bedeutet, dass die vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitung auf Basis der Einwilligung rechtmäßig erfolgte. Bei Aufnahme in den Verein haben Sie per Unterschrift zugestimmt, dass Ihre Kontaktdaten im passwortgeschützten Mitgliederbereich veröffentlicht werden. Die Zustimmung erfolgte auch für die Veröffentlichung von Bildern, die bei Vereinsaktivitäten gemacht wurden. 

 

5. Ihre Rechte

Wenn Sie Mitglied des TCO sind oder beim TCO beschäftigt sind, haben Sie gegebenenfalls das Recht vom TCO: 

  • Auskunft über von Ihnen verarbeiteten personenbezogene Daten zu erhalten,  
  • die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen,  
  • die Löschung der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,  
  • die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten zu verlangen, 
  • die Übertragung der Daten zu verlangen oder  
  • der Datenverarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen. 

Der für den Datenschutz Zuständige vom TCO informiert Sie gerne im Detail über die Ihnen zustehenden Rechte. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt über vorstand@oktopus-karlsruhe.de oder Julia Hautzel auf. 

 

6. TCO Datenschutzbeauftragter

Der TCO hat keinen Datenschutzbeauftragten. Verantwortlich für den Datenschutz ist Julia Hautzel, sie unterstützt bei allen Fragen rund um das Thema Datenschutz.  

Neben den oben genannten Kontaktmöglichkeiten beim TCO haben Sie aber auch jederzeit die Möglichkeit die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu kontaktieren. 

Die für Baden-Württemberg zuständige Aufsichtsbehörde können Sie erreichen unter: 

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg
Dr. Stefan Brink
Postfach 10 29 32  

70025 Stuttgart  

Deutschland 

Telefon: +49 (0) 7 11/61 55 41 – 0
Telefax: +49 (0) 7 11/61 55 41 – 15
E-Mail: poststelle@lfd.bwl.de 

 

7. Verantwortlich für die Verarbeitung

Julia Hautzel 

1. Vorsitzende desTauchclub Oktopus Karlsruhe e.V.

Helga-Seibert-Straße 36 

76149 Karlsruhe 

 

8. Externe Partner desTCO

Dienstleister, die Ihre Daten nur in unserem Auftrag und unseren Weisungen verarbeiten dürfen (Art. 28 DSGVO): 

  • Verband Deutscher Sporttaucher e.V., Bundesgeschäftsstelle, Berliner Str. 312, 63067 Offenbach 
  • Badischer Sportbund (Nord), Am Fächerbad 5, 76131 Karlsruhe 
  • Volksbank Pforzheim eG, Westliche Karl-Friedrich-Str. 53, 75172 Pforzheim  
  • Webgo GmbH, Wandsbeker Zollstr. 95, 22041 Hamburg 

 

9Erhebung von Zugriffsdaten

Wir erheben Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (so genannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider. 

Wir verwenden die Protokolldaten ohne Zuordnung zur Person des Nutzers oder sonstiger Profilerstellung entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen nur für statistische Auswertungen zum Zweck des Betriebs, der Sicherheit und der Optimierung unseres Onlineangebotes. Wir behalten uns jedoch vor, die Protokolldaten nachträglich zu überprüfen, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht. 

10Cookies & Reichweitenmessung

Cookies sind Informationen, die von unserem Webserver oder Webservern Dritter an die Web-Browser der Nutzer übertragen und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden. Über den Einsatz von Cookies im Rahmen pseudonymer Reichweitenmessung werden die Nutzer im Rahmen dieser Datenschutzerklärung informiert. 

Die Betrachtung dieses Onlineangebotes ist auch unter Ausschluss von Cookies möglich. Falls die Nutzer nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, werden sie gebeten die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen. 

Es besteht die Möglichkeit, viele Online-Anzeigen-Cookies von Unternehmen über die US-amerikanische Seite http://www.aboutads.info/choices oder die EU-Seite http://www.youronlinechoices.com/uk/your-ad-choices/ zu verwalten. 

11. Google Analytics

Wir setzen Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. (“Google”) ein. Google verwendet Cookies. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Benutzung des Onlineangebotes durch die Nutzer werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. 

Google wird diese Informationen in unserem Auftrag benutzen, um die Nutzung unseres Onlineangebotes durch die Nutzer auszuwerten, um Reports über die Aktivitäten innerhalb dieses Onlineangebotes zusammenzustellen und um weitere mit der Nutzung dieses Onlineangebotes und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen uns gegenüber zu erbringen. Dabei können aus den verarbeiteten Daten pseudonyme Nutzungsprofile der Nutzer erstellt werden. 

Wir setzen Google Analytics nur mit aktivierter IP-Anonymisierung ein. Das bedeutet, die IP-Adresse der Nutzer wird von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. 

Die von dem Browser des Nutzers übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Die Nutzer können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung ihrer Browser-Software verhindern; die Nutzer können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf ihre Nutzung des Onlineangebotes bezogenen Daten an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de. 

Weitere Informationen zur Datennutzung zu Werbezwecken durch Google, Einstellungs- und Widerspruchsmöglichkeiten erfahren Sie auf den Webseiten von Google: https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/partners (“Datennutzung durch Google bei Ihrer Nutzung von Websites oder Apps unserer Partner”), http://www.google.com/policies/technologies/ads (“Datennutzung zu Werbezwecken”), http://www.google.de/settings/ads (“Informationen verwalten, die Google verwendet, um Ihnen Werbung einzublenden”) und http://www.google.com/ads/preferences (“Bestimmen Sie, welche Werbung Google Ihnen zeigt”). 

12Verteilerliste für Nicht-Mitglieder

Mit den nachfolgenden Hinweisen klären wir Sie über die Inhalte unseres Newsletters sowie das Anmelde-, Versand- und das statistische Auswertungsverfahren sowie Ihre Widerspruchsrechte auf. Indem Sie unseren Newsletter abonnieren, erklären Sie sich mit dem Empfang und den beschriebenen Verfahren einverstanden. 

Inhalt des Newsletters: Wir führen für befreundete und dem Verein nahestehende Personen eine Verteilerliste. Wir verwenden diese Verteilerliste für Einladungen zu Tauchveranstaltungen oder zur Information über aus unserer Sicht tauchsportrelevante Belange. Wir verwenden diese Verteilerliste in keinem Fall für werbliche Informationen.  Die Aufnahme in unsere Verteilerliste erfolgt nur mit der Einwilligung der Empfänger oder einer gesetzlichen Erlaubnis. Sofern im Rahmen einer Anmeldung zur Verteilerliste dessen Inhalte konkret umschrieben werden, sind sie für die Einwilligung der Nutzer maßgeblich.  

Double-Opt-In und Protokollierung: Die Anmeldung zu unserer Verteilerliste erfolgt in einem sog. Double-Opt-In-Verfahren. D.h. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, damit sich niemand mit fremden E-Mailadressen anmelden kann. Die Anmeldungen zum Newsletter werden protokolliert, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Hierzu gehört die Speicherung des Anmelde- und des Bestätigungszeitpunkts, als auch der IP-Adresse. Ebenso werden die Änderungen Ihrer bei dem Versanddienstleister gespeicherten Daten protokolliert. 

Versanddienstleister: Der Versand dieser E-Mails erfolgt über unseren Webprovider. 

Die E-Mail-Adressen der in der Verteilerliste aufgenommenen Personen, als auch deren weitere, im Rahmen dieser Hinweise beschriebenen Daten, werden auf den Servern unseres Webproviders gespeichert. Dieser verwendet diese Informationen zum Versand der E-Mails in unserem Auftrag.  

Anmeldedaten: Um sich für den Newsletter anzumelden, werden Ihre E-Mailadresse, das Geschlecht und Wohnort benötigt. Kündigung/Widerruf: Sie können die Aufnahme in unserer Verteilerliste jederzeit kündigen, d.h. Ihre Einwilligungen widerrufen. Einen Link zur Kündigung des Newsletters finden Sie am Ende eines jeden Newsletters. 

13Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter

Es kann vorkommen, dass innerhalb unseres Onlineangebotes Inhalte oder Dienste von Dritt-Anbietern, wie zum Beispiel Stadtpläne oder Schriftarten von anderen Webseiten eingebunden werden. Die Einbindung von Inhalten der Dritt-Anbieter setzt immer voraus, dass die Dritt-Anbieter die IP-Adresse der Nutzer wahrnehmen, da sie ohne die IP-Adresse die Inhalte nicht an den Browser der Nutzer senden könnten. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Des Weiteren können die Anbieter der Dritt-Inhalte eigene Cookies setzen und die Daten der Nutzer für eigene Zwecke verarbeiten. Dabei können aus den verarbeiteten Daten Nutzungsprofile der Nutzer erstellt werden. Wir werden diese Inhalte möglichst datensparsam und datenvermeidend einsetzen sowie im Hinblick auf die Datensicherheit zuverlässige Dritt-Anbieter wählen. 

Die nachfolgende Darstellung bietet eine Übersicht von Dritt-Anbietern sowie ihrer Inhalte, nebst Links zu deren Datenschutzerklärungen, welche weitere Hinweise zur Verarbeitung von Daten und, z.T. bereits hier genannt, Widerspruchsmöglichkeiten (sog. Opt-Out) enthalten: 

– Externe Schriftarten von Google, Inc., https://www.google.com/fonts (“Google Fonts”). Die Einbindung der Google Fonts erfolgt durch einen Serveraufruf bei Google (in der Regel in den USA). Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/, Opt-Out: https://www.google.com/settings/ads/. 

– Landkarten des Dienstes “Google Maps” des Dritt-Anbieters Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, gestellt. Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/, Opt-Out: https://www.google.com/settings/ads/. 

– Videos der Plattform “YouTube” des Dritt-Anbieters Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/, Opt-Out: https://www.google.com/settings/ads/. 

14. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf Erklärungen zur Datenverarbeitung. Sofern Einwilligungen der Nutzer erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit den Nutzern enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Zustimmung der Nutzer.
Die Nutzer werden gebeten sich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung zu informieren. 

 

Stand: 17.01.2019